Ce poste n’est pas ouvert pour un statut d’expatrié.

INEOLUM, entité d’EQUANS France, recherche son futur

Assistant Documentaire Projet (H/F),

rattaché(e) à l’entreprise INEOLUM basée au Maroc.

La Division Transport d’EQUANS offre des solutions techniques innovantes pour accompagner la digitalisation et la décarbonisation des transports urbains et ferroviaires en France et dans le monde.

Elle offre des solutions techniques innovantes pour accompagner la digitalisation et la décarbonisation des transports urbains et ferroviaires en France et dans le monde. Elle est composée aujourd’hui de deux périmètres : Digital & Passenger Expérience (ICOMERA, INEO SYSTRANS) et de Transport Systèmes (INEO UTS, INEO SCLE FERROVIAIRE, AXIMA TUNNEL, INEO RAIL, INEOLUM).

Le périmètre Transport Systèmes, 700 collaborateurs environ, offre les expertises suivantes : activités d’électrification, signalisation urbaine et ferroviaire, ventilation tunnel et les grands projets.

INEOLUM, filiale du groupe EQUANS, réalise des activités d’études, fournitures, installations et essais de systèmes de signalisation ferroviaire dans le domaine des transports urbains et ferroviaires en Afrique.

Votre challenge à nos côtés : 

Dans le cadre du programme d’extension de la LGV jusqu’à Marrakech et de la réalisation du service SIR de Casablanca et de Rabat, nous recherchons un Assistant Documentation Projet

Sous la responsabilité de la Coordinatrice études/travaux et qualité opérationnelle, l’assistante documentation a pour missions :

• Gestion documentaire
• Contrôle qualité documentaire
• Suivi des workflows documentaires
• Gestion des outils documentaires
• Reporting

Gestion documentaire

• Enregistrer, diffuser et archiver les documents du projet.
• Garantir la traçabilité et la mise à jour des documents.
• Assurer le suivi des commentaires et leur intégration dans les livrables.
• Maintenir à jour les registres et tableaux de suivi documentaires.

Contrôle qualité documentaire

• Vérifier la conformité des documents avant diffusion.
• Contrôler le respect des procédures, modèles et codifications.
• Veiller à la diffusion des versions validées et à jour.
• Identifier les écarts et suivre les actions correctives.

Suivi des workflows documentaires

• Suivre les circuits de révision, validation et approbation.
• Coordonner les différents intervenants du processus documentaire.
• Relancer les contributeurs afin de respecter les délais du projet.

Gestion des outils documentaires

• Administrer les plateformes documentaires (GED, SharePoint, EDMS).
• Gérer les accès et accompagner les utilisateurs.
• Participer à l'amélioration continue des outils et processus documentaires.

Reporting et support projet

• Élaborer les reportings et indicateurs documentaires.
• Assurer le suivi de l'avancement documentaire du projet.
• Participer aux réunions de coordination et aux revues documentaires.
• Apporter un support administratif aux équipes projet.

Cette description n’est pas limitative.

Vous l’avez compris, ce poste est très opérationnel dans un environnement dynamique où la flexibilité, l’autonomie et l’adaptabilité sont de rigueur.

Votre profil :  

Issue d’une formation Bac +2/3 en gestion administrative, assistanat ou gestion documentaire, vous disposez d’une première expérience sur un poste similaire sur des projets complexes dans le ferroviaire ou l’industrie électrique. Vous maitrisez le Pack Office, SharePoint ou des outils en GED.

Vous possédez une bonne connaissance des processus documentaires, des méthodes de classement et d'archivage. Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous savez gérer les priorités dans un environnement projet. Doté(e) d'un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et faites preuve d'un réel sens du service. Vous disposez d'excellentes capacités de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, et savez faire preuve de discrétion dans le traitement d'informations confidentielles.